仕事のミスが多いとき、注意力を上げようとしない

仕事のミスが多いと感じているとき、たいていは自分の注意力を疑っています。次からは気をつけよう、と思って終わる。ところが同じミスがまた起きます。気をつけるという対策は、気をつけていなかったことが原因のときにしか効かないからです。

起きた直後にやることは、順番が決まっている

ミスに気づいた瞬間、頭に浮かぶのは二つです。なぜこうなったのかと、どうすれば済むのか。このうち先にやるべきなのは、影響を止めるほうです。

原因を先に調べると、そのあいだにも影響が広がります。誰かがその結果を使って次の作業をしていたり、外に出てしまったりする。原因は、止めたあとでいくらでも調べられます。

順番を決めておくのは、その場で考えないためです。ミスに気づいた直後は判断が乱れるので、決まっていないと調べるほうから入ってしまいます。止める、伝える、それから調べる。この順で足ります。

止めるという作業は、たいてい一分もかかりません。時間がかかるように感じるのは、止めることと伝えることが同時に来るからです。重いのは伝えるほうで、止める作業そのものは軽い。ここを分けて考えると動きやすくなります。

ミスの報告が遅れるのは、事情を整理してから伝えようとするからです。ところが受け取る側からすると、整理された遅い報告より、粗くても早い報告のほうが価値があります。手を打てる時間が残っているからです。

早く伝えると、対応が自分ひとりの仕事でなくなります。抱えたまま直そうとすると、直せなかったときに二重の問題になる。分けた時点で、片方は片づいています。

伝えるときは、原因を説明する前に何が起きたかだけを言うほうが早い。原因から話すと言い訳に聞こえますが、事実から話せばそうなりません。順番だけの違いです。

一度目のミスは偶然かもしれませんが、同じ形で二度起きたなら、そこは誰でも間違える場所です。個人の注意力ではなく、手順の側に落とし穴があります。

落とし穴の見つけ方は、間違えた瞬間ではなく、その一つ前を見ることです。似た名前のものが並んでいた、確認する画面が二つあった、前の工程から届く形が毎回違った。ここを変えると再発が止まります。

手順を変えるのは、自分ひとりでできる範囲でも十分です。並び順を変える、チェックする場所を一か所にまとめる、名前を変える。大がかりな仕組みは要りません。

変えたことは、一行でいいので残しておくといい。同じ場所でまた起きたとき、前に何を変えたのかが分かります。変えた記録がないと、毎回ゼロから考えることになります。

ミスのあと、気持ちが沈んだまま原因を考えると、原因ではなく自分の欠点を探す方向に流れます。探しても手順は変わらないので、時間だけが過ぎます。

分ける方法は簡単で、直す作業を先に済ませてしまうことです。止めて、伝えて、手順を一つ変える。ここまでやってから落ち込むと、落ち込む時間が短くなります。やることが残っていないからです。

逆に、落ち込んでいるあいだは何も進みません。進まないので状況が変わらず、さらに落ち込む材料が増えます。順番を変えるだけで、この循環に入らずに済みます。

落ち込むこと自体をやめる必要はありません。むしろ、直す作業が終わったあとに落ち込むのは自然なことです。順番の問題であって、感じてはいけないという話ではありません。

同じ人でも、ミスが増える時期があります。仕事の種類が変わった直後、量が増えた週、複数を並行しているとき。振り返ると、条件のほうが揃っていることが多い。

条件が分かっていれば、その時期だけ確認を増やせます。常に確認を増やすと負荷が上がりすぎるので、必要な時期にだけ足すほうが持ちます。

新しい仕事を始めた時期のミスを、自分の能力の話として受け取らないほうがいい。慣れるまでの期間に起きるミスは、誰にでも同じ量だけ起きます。違うのは、そこで手順を変えたかどうかだけです。

ミスのあとの動き方には、原因を先に調べる人と影響を先に止める人、手順を見直す人と次の仕事で取り返す人がいます。この組み合わせで、再発の止まり方が変わります。

次で取り返すやり方は気持ちの立て直しには効きますが、手順が変わっていないので同じことがまた起きます。逆に手順ばかり見ていると、失った信用を戻す動きが足りなくなる。両方が要ります。

自分がどちらに寄っているかは、直近のミスを一つ思い出せば分かります。そのあと何をしたかを並べて、手順を変えた記憶がないなら取り返す型、次の仕事の記憶がないなら見直す型です。

ミスしたあと診断では、この二つの軸で自分の型を見ています。どの型がよいという作りにはしていないので、足りていないほうを一つだけ足す材料として使ってください。両方を一度に変えようとすると、どちらも身につきません。

しくじったと分かったあと、何から手をつけるか。まず影響を止める人と、まず原因を調べる人。そして、そのあと次で取り返す人と、手順を直す人がいます。この組み合わせで、立て直し方は4つに分かれます。10問に答えると、あなたがミスをどう扱っているのかが見えてきます。落ち込みの深さを測るものではありません。

10問／約2分／結果4タイプ